Какво става със знанията ни за сградите, когато фасилити мениджърите напуснат?

COVID-19 е труден за фасилити мениджърите и екипите по поддръжката на съоръженията. Мениджърите се занимават и с допълнителни задачи като повишени хигиенни мерки, проветряване на помещенията и безопасността на обитателите. Голяма част от компаниите са принудени да съкращават и уволняват дългосрочни служители поради свързаната с COVID-19 загуба или спад на приходите, което още повече усложнява дейността на мениджърите на съоръженията. Ако фасилити мениджърите се окажат от тези служители, които са съкратени или принудени да напуснат, какво се случва със знанията, които имаме за сградите? Колко добре всъщност ги „познаваме“ и знаем ли как да предотвратим проблем, ако възникне такъв, разполагайки само с хартиените архитектурни планове?

Дейвид Траск, директор „Съоръжения и аварийни решения“ в ARC Facilities, който създаде цифров инструмент, предназначен да замени старите планове, коментира: „Хартиените планове са проблем в момента, в който фасилити мениджъра напусне. Защото той знае как да реши всеки проблем, дори без да използва плановете, но този след него може и да няма понятие от това. Имаме ролки с планове, вкарани в тубуси, подредени един върху друг. Имаме компактдискове и устройства за свързване и пренос на данни. Когато разполагаме с цифрова информация, нейното намиране отнема много по-малко време и следователно помага и за намаляването на времето за реакция“.

Решението? Напълни дигитализирайте информацията за сградите и съоръженията си!

При някои сгради и съоръжения информацията е частично цифровизирана, използвайки CMMS или друг софтуер за обработка на данни и поръчки. Има и други предимства за пълното цифровизиране на информацията за вашата сграда, добавя Траск, включително:

  1. Служителите по поддръжката стават по-ефективни в работата си. Те ще могат да осъществят достъп до информацията, от която се нуждаете, директно от телефона си или друго устройство, което ще позволи по-бързата реакция и взимане на решение, а не тичането из офиса в търсене на стария хартиен план.
  2. Малките инциденти няма да се превърнат в катастрофи. Представете си например, че има спукана тръба. Техникът, който е на работа може лесно да намери спирателния кран, използвайки информация от устройство, и да предотврати нанасянето на щети в обекта. По този начин могат да бъдат спестени не само разходи, но и часове и дори дни работа.
  3. Споделянето на информацията е улеснено. Служителите и компаниите, които отговарят за пожарната безопасност например, ще разберат веднага след появата на проблема, ще пристигнат по-бързо и следователно – много по-бързо ще решат проблема.

Как да дигитализираме сградите?

Според Траск не трябва да се опитваме сами да дигитализираме сградата, сканирайки документите и плановете в книжарници – това е рецепта за бедствие. „Вместо това си партнирайте с компания, която разбира документите, които разглежда. Осигурете им достъп до мястото, за да могат те бързо и ясно да нанесат всички промени, въведени от вас в последните години. Хартиените архитектурни планове не винаги са актуални“.