Как пандемията от коронавируса COVID-19 промени традиционната роля на фасилити мениджърите

През последните няколко месеца научихме много за живота и работата в пандемична среда. Фасилити мениджърите са натоварени с отговорността да гарантират, че средата е функционална и безопасно, като така подпомагат организациите, които обслужват. По време на пандемията ролята на мениджърите на сгради и съоръжения доби по-голяма популярност, като светът започна да разпознава ключовата роля на съоръженията в ежедневието, както и взаимодействието със специалистите от сферата. Фасилити мениджърите постепенно се научиха да работят извън зоната си на комфорт и извън „нормалната“ си работна обстановка, с която са свикнали.

Нов вид криза

Кое всъщност прави пандемията от коронавируса различна от всяка друга криза, която е засягала сградите и съоръженията, както и икономиката през годините. Според публикация на Facilities NET, три са факторите, които правят тази криза различна. Първият е, че в последните десетилетия не се е налагало да живеем в пандемична обстановка толкова дълго време. Дори за мениджърите и организациите, които отчитат пандемиите в своите годишни планове за действие при спешни случаи, тази ситуация е различна. Голяма част от организациите признават, че не е достатъчно да си теоретично подготвен за кризата. Докато тя не стане реалност, плановете са просто теория, като често се оказват неадекватни и имат нужда от моментално модернизиране.

Вторият фактор е, че тази пандемия е събитие, чиято скорост на развитие е доста бавна. Когато фасилити мениджърите трябва да се справят с крадци, пожари, урагани и други природни бедствия, те реагират на момента, тъй като този тип кризи са с много по-кратка продължителност – минути, часове, дни, понякога месеци. Мениджърите от сектора са свикнали да действат бързо, за да могат да гарантират безопасността на обитателите на сградите и посетителите, като поддържат непрекъснатостта на бизнес операциите. В идеалния случай работата на фасилити мениджъра спомага бързото възобновяване на операциите в сградата или тези на съоръженията.

Третият и последен фактор според Facilities NET е, че пандемичната ситуация изисква различно ниво на координация, поради мерките, които трябва да се предприемат, за да се спре разпространението и да се намалят последиците. Фасилити мениджърите трябва да координират дейността си не само с близките по дейност отдели, но и с всички останали, за да се установи график на работните процеси и да не се налага преустановяване на дейността. Мениджърите се оказват в много по-различна позиция – те трябва да се координират с правните отдели, отдела за човешки ресурси, ИТ отдели, маркетинговия отдел и всички останали, за да могат да дадат адекватно решение в отговор на пандемията.

Традиционните роли

Фасилити мениджърите обикновено изпълняват една от тези три роли:

– Лидер: отговаря за физическата среда – осигуряване на топлинен комфорт, филтриран въздух, осветление, захранване, водопровод, пожарна защита, сигурност и приятно работно пространство;
– Изпълнител: отговаря за изпълнението на решенията, засягащи работните процеси и процедури, свързани със сградата или съоръжението;
– Съветник: той помага на ръководството да разбере какво е взаимодействието между проблема, решението, служителите, местата, процесите.

По време на пандемията ролята на съветник стана изключително важна, като това бе своеобразно „излизане от зоната на комфорт“ за голяма част от мениджърите на сгради и съоръжения. Тази роля е ключова за понижаване степента на риск за дейността и работните процеси. В началото на пандемията всички мениджъри на съоръжения и сгради търсеха отговори. Отговори за оптимизирането на процесите, за служителите, за нормалната работна обстановка, за ежедневието, в което са работили досега. Ако има нещо, което фасилити мениджърите да умеят и то добре, то това е да обмислят решението преди да го осъществят. Мениджърите разбират какви са възможностите за организацията, обмислят решенията и комбинират знанията си с нуждите и приоритетите на организацията, за да дадат правилния отговор, независимо от ситуацията, в която са попаднали.