Интегрираните ФМ услуги предполагат намирането на професионален партньор

Анна Дунева, Оперативен Директор ФМ Европа в Teva Pharmaceuticals и член на УС в БГФМА

 

В България фасилити мениджмънт професията не е добре разпозната от икономистите като поле за реализация. Какви са предимствата за един финансист като Вас, който реши да поеме по този път?

Приема се, че като цяло фасилити мениджмънт дейността е свързана само в разходи в една организация и това е цифровото изражение на тази функция. Но погледнато от друга страна, правилното, ефективното и стратегически синхронизирано изпълнение и управление на дейността в организацията подпомага дългосрочната успеваемост и съответно води до спестяване на средства в дългосрочен план. По този начин индиректно ФМ допринася за по-добри приходи, успеваемостта и изпълнението на дългосрочните финансови цели.

В различните организации, Фасилити мениджмънтът все още се разпознава в различен обхват на дейност и при по-развитите компании, а и пазари ФМ е със значително по-голям обхват от стандартната поддръжка на машини и съоръжения. Общоизвестна информация е, че оперативните разходи са голяма част от разходите в една организация и това поставя ФМ като дейност и роля, пряко свързана в финансите.

В съвременния фасилити мениджмънт вече не е необходимо фасилити мениджърът да бъде техническо лице, но е от изключителна важност да има познание в сферата на финансите. Доскоро тази роля бе поемана основно от технически лица, но с еволюцията на пазара и компаниите, тя вече се поема от хора с различна професионална подготовка.

Друга тенденция, която подпомага развитието на дейността и припознаването ѝ като професия е наличието на все повече университети, предлагащи ФМ образование.

Говорейки лично за себе си, преминаването към ФМ успя да ми осигури заниманието с двете дейности, които винаги са били близки до мен и до моите интереси, а именно цифрите и динамиката. Финансите като специфика са суха и не толкова динамична материя, докато във фасилити мениджмънта всеки ден има нови ситуации, много динамика и бързо развиващи се както пазари, така и клиенти.

 

Как се промени ролята на фасилити мениджъра в съвременната българска бизнес организация през последните години? Има ли разлики между национални и международни компании, както и между финанси и фармация например?

В последните десетина години тази функция, длъжност и роля в една компания еволюира и придоби лицето на фасилити мениджъра. В България ни отне време да позиционираме ролята като такава в организациите. Това е процес, който все още продължава, като все повече разпознаваме фасилити мениджъра като стратегическа позиция.

Фасилити мениджърът започва да бъде разпознаван все повече като партньор на и във организацията в изграждането и въвеждането на процеси, създаването на качествена работна среда, осигуряването на непрекъсваемост на основните бизнес процеси. Все повече се говори за благоприятната работна среда като значителен фактор за привличане на човешките ресурси, което допълнително постави и фасилити мениджъри в пряка връзка и партньорство с ЧР екипите, за да могат да бъдат следвани и подпомогнати изпълнението на стратегията и целите на една организация.

При международните компании има много силно застъпени процедури, стратегии и изисквания, които целят не само да осигурят стандартизирани процеси, но и създаването на корпоративна култура и въвеждане на ценностите и. Разбира се, в допълнение на това, стандартизирането на процеси подпомага за ефективността на изпълнението и в дългосрочен план намаляване на разходите чрез различни практики и методи, било то директни или индиректни. Фасилити мениджърът е вече част от всичко това. Неговата роля се развива и освен управлението на активи, работата му включва подпомагане на основната дейност чрез осигуряване на непрекъсваемост на основния бизнес, управление на удовлетвореността на вътрешния клиент, ефективността на процесите, което от своя страна неминуемо води до повишаване удовлетвореността и на крайния клиент.

 

Вие въвеждате проект за интегриран фасилити мениджмънт в Тева – какви са предизвикателствата на този процес и какви ще са ефектите от промяната?

Въвеждането на интегрирани ФМ услуги е изключително сложен процес, още повече за една международна компания, представена на различни континенти като Тева. Критичността на основните бизнес процеси, както и взимайки предвид активното развитие на Тева, която се развива с придобиването на различни компании по света, поставя първо необходимостта от стандартизиране на процесите, доставчиците и практиките, а второ го прави предизвикателно, взимайки предвид различна история на всяка една от тях. Европа като същност е изключително различна като култура, истории и практики.

Имплементирането на процес по стандартизация изисква също и преценено ниво на гъвкавост с цел съобразяването на спецификите във всяка една държава – било то регулаторни, културни или пазарни. Ключов фактор при имплементирането на така наречената „Първа генерация ИФМ“ е управлението на промяната. Друг критичен момент е осигуряване на бизнес непрекъсваемост и нулево ниво на interruption of the business. Изисква се стратегически и оперативен подход с цел осигуряване на качественото ниво на услугата и непозволяване на промяна.

В тази връзка е важно да се отбележи, че когато говорим за интегриран ФМ, не говорим на доставчик на услуга, а партньор на бизнеса. Той следва да бъде възприеман като част от организацията и рамо до рамо да бъде изграждана стратегията. Тази смяна на начина на мислене и поглед е предизвикателство за всяка една компания, която е първа генерация ФМ.

 

Много компании в определен етап избират между вътрешен фасилити мениджмънт отдел и аутсорсинг към доставчик на интегрирани ФМ услуги. Какви трябва да са факторите, определящи едно такова решение?

Първо е важно да отбележа, че интегрираните ФМ услуги не са типичният аутсорсинг, при който прехвърляме конкретните услуги към външен доставчик. Интегрираните ФМ услуги предполагат намирането на професионален партньор, който може да достави целия обхват на дейностите част от ФМ както за постоянни нужди, така и за конкретен проект и/или време. Типът основен бизнес, стратегията и целите на компанията са винаги основополагащите при решаване дали ФМ дейността да бъде извършвана от вътрешен екип или това да бъде доверено на външен професионален доставчик на такава услуга.

На пазара намираме все повече професионални партньори, чрез които можем да осигурим качественото ниво на ФМ услугите. Разбира се фактор, който е от значителна важност, е определянето на критичността на услугите за основния бизнес. Тъй като ФМ е всеобхватна роля и включва в себе си различни дейности, които трудно можем да обединим, много често прибягването към външен доставчик на услуга подпомага основния бизнес. Една професионална фасилити мениджмънт компания носи със себе си тази необходима диверсификация, която не винаги може да бъде осигурена като вътрешна структура в компанията.

В допълнение на това, един професионален фасилити мениджмънт партньор носи със себе си примери и практики не само от други компании, но и от други браншове, което помага за намирането на възможно най-ефективния начин за извършване на дейностите. Като основен фактор е наличието на пазара на професионален ФМ партньор, който може да достави както диверсифицирана услуга, добавена стойност чрез позволяването на компанията да се фокусира върху основния си бизнес и намаляване на оперативните разходи.

 

От началото на годината сте член на Управителния съвет в Българската фасилити мениджмънт асоциация. Какви са актуалните приоритети на БГФМА и каква промяна искате да видите в сектора?

Със сигурност мога да отбележа, че постигнатото до момента от Асоциацията е значимо. Поставили сме си амбициозни цели, част от които включват продължаване на популяризирането на европейската норма и ISO стандартите. Полагаме усилия в разработването на обучения в сферата както за да подпомогнем подготовката на настоящите и бъдещи ФМ специалисти, но и също да подпомогнем професионалните компании. Участваме активно в европроекти, където обменяме опит с други европейски асоциации. Стремим се към популяризиране на асоциацията в Обществото и бизнеса, за да можем да работим заедно към утвърждаването на ниво на качеството на услугата на нашия пазар.

Промяната, която ми се иска да видя в сектора, е част от промяната, необходима на целия пазар, не само в сферата на ФМ, а именно промяната от количествени към качествени показатели. Искам да видя промяната в клиента (независимо дали е в частния или обществения сектор), който не е ориентиран само и единствено към „най-ниската“ цена на услуга, но и искам да видя и промяната в професионалния ФМ партньор, който доставя добавената стойност към крайния клиент, където той не чака да му бъде казано какво се очаква от него, а застава до своя клиент и заедно работят за изпълнението на стратегията и целите на компанията.

____________

Анна Дунева завършва своето образование в сферата на финансовия мениджмънт с бакалавърска степен по Международни финанси от University of Portsmouth и магистърска степен от City University of Seattle. Започва своята кариера във финансовия сектор и през 2011 г. се присъединява към екипа на УниКредит Булбанк, Управление сграден фонд и логистика. Там поема друга посока в своята кариера, когато една година по-късно е промотирана да поеме техническата поддръжка в страната. От 2016 г. Анна се присъединява към Актавис, компания на Тева, като Ръководител на ФМ дейността в Югоизточна Европа, а от май 2017 г. поема нова роля в компанията на Оперативен Директор ФМ за Европа. Част от реализираните ѝ проекти включват оптимизация на процеси и екипи, увеличаване на клиентска удовлетвореност и принадлежност към компанията, изграждането на офиси в България и региона. В момента Анна е част от основния екип на Тева, работещ по проект за внедряване на интегрирани фасилити мениджмънт процеси във всички производствени и непроизводствени сгради на компанията в Европа и САЩ.