Софтуерът CONTRO улеснява максимално работата на фасилити мениджъра
Какви са Вашите впечатления от конференцията?
За мен и колегите ми участието в 11-тата международна конференция „Фасилити мениджмънт – Реализация в България“ беше много полезно и ползотворно. Започнахме се с последните тенденции, предизвикателства и проблеми в управлението на активи в местен и международенeн аспект. Научихме как хората работещи в индустрията отговарят на новите тенденции и предизвикателства, как се справят с тях и какви подходи прилагат за тяхното решаване. За нас беше много важно да разберем до каква степен хората в тази индустрия считат, че технологиите и софтуерите могат да им помогнат да се справят с предизвикателствата и да отговорят на новите тенденции, желания и нужди на клиентите.
Много от компаниите не могат да организират разходите си правилно и това затруднява цялостния процес на работа. След толкова години опит в сферата на счетоводството и контрола как се роди идеята да създадете CONTRO?
Един клиент ме попита : „Как мога да си контролирам бизнеса по-добре, но електронно и с по-малко човешка намеса?“. Аз му отговорих : „Купи си SAP или ORACLE.“ Той ми отговори : „ Да ама струва много пари, поне един милион лв.!“ Втори клиент ме пита същото, но с други думи. Аз го посъветвах: „Имате скъп софтуер, използвайте го по-добре. Така и така сте дали 200,000 лв., а не ги използвате добре!“ Трети клиент ме пита „Как мога да си контролирам бизнеса с нещо електронно, евтино и да се внедрява за една-две седмици, понеже едни конкуренти внедриха скъпо ЕРП и сега се обучават вече 3 месец да го ползват и още не знаят как.“ Дори имат проблеми с клиенти и доставчици. Тогава аз се замислих и си припомних, че докато съм работил за големи компании винаги е имало един голям, тежък и скъп софтуер от рода на SAP и Oracle, но също така винаги сме ползвали някакви малки софтуерчета за определени бизнес процеси, като разходи, договори, командировки, отпуски, и др. и човек винаги се научаваше как да ги ползва с 15 мин. обучение. Тези малки софтуерчета бяха достъпни от всякъде по света и за всяко действие имаше електронна следа в системата.
Така реших да създам КОНТРО. Едно малко софтуерче, което да е много евтино, и да осигурява по-добро управление и тотален контрол, и прозрачност върху два бизнес процеса а именно „Разходи“ и „Договори“. Един стандартен потребител се научава да ползва КОНТРО след един-два часа обучение.
На пазара вече има софтуерни решения, които са създадени с цел да улеснят процеса на работа. Кое отличава CONTRO от всички тях, от една CRM система например ?
Достъпът до CRM системата, не се споделя с клиентите, поне доколкото аз знам. Информацията в нея е вътрешна за фирмата.
Достъпът до КОНТРО може да бъде споделен с клиентите и те да са част от процеса на одобрение на параметрите по даден договор или разход. Участието в процеса на одобрение на разходи и договори прави клиента по-щастлив, защото едно от най-честите оплаквания от фасилити мениджмънта е, че се правят разходи без одобрението на клиента, и след това клиента трябва да заплаща за тях.
Когато един клиент е част от процеса на одобрение на даден разход или договор и винаги може да си направи справка когато има нужда, той е по-щастлив и ще си плаща сметките към фасилити мениджъмънта с по-голямо желание. Не, че някой обича да плаща сметки!!!
Когато говорим за програма за управление на договори и разходни документи си представяме голяма компания, с много голям документооборот. Малките фирми ще имат ли нужда от тази програма? За кого е подходящ CONTRO?
Един софтуер като КОНТРО, който е малък и много конкурентен като цена, позволява на малки и големи компании да си подобрят ефективността на работа и обслужването на клиентите. Той помага особено на малките компании, защото с този софтуер, те могат да предложат услуга съизмерима на качеството на услугата на големите компании и по този начин да станат много по-конкурентни.
Големите компании могат да оптимизират работата си и да освободят служителите от дейностите, които не добавят стойност за клиента (например администрация) и да ги прехвърлят към дейности, които добавят по-голяма стойност за клиента, например – поправяне на неработещи агрегати и координиране на доставки по почистване, охрана, кетъринг и др.
И за малки, и за големи софтуерът може да бъде отворен и към клиентите, и да им даде достъп до тяхната информация, като условия по договора, а също така да одобряват електронно и предварително разходи предназначени за тях. Достъпът на клиентите до КОНТРО ги прави много по-щастливи, тъй като те са част от процеса и имат прозрачност за техните разходи и параметри по договори, и могат да си направят бърза справка за нужната им информация, когато пожелаят.
Казвате, че с помощта на CONTRO може да си направите справка за 5 секунди на една страница, по даден договор. Да се види докъде е стигнало изпълнението на етапите, колко дни забавяне има по всеки етап и какви фактури са получени/издадени по договора, кои са платени/неплатени. Това не изисква ли голяма непрекъсната актуализация и дори човек, който специално да се занимава с актуализирането на информацията?
Благодаря за този въпрос. Както всяка една система и КОНТРО е такава, че ако в нея не се вкарва информация – не могат да се правят адекватни и бързи справки. Добавената стойност на КОНТРО е, че той е интуитивен и в него информацията се вкарва лесно и интуитивно. Голяма част от първоначалната информация, може просто да се качи автоматично, като клиенти, доставчици, параметри по съществуващи договори и др. Това прави възможно КОНТРО да е напълно оперативно за 2 до 5 дни от момента на неговото закупуване. Възможни са и автоматични актуализации, чрез допълнителна интеграция с други системи. Например със счетоводна такава.
За фасилити мениджъра е от особена важност непрекъснатото проследяване на текущата информация по договорите с доставчици и за управление на сградния фонд. Това действително е голям обем информация и счетоводни документи. Как софтуерната програма ще облекчи работата в тази посока?
В софтуера има възможност за проследяване и текуща информация за всеки един договор за 5 секунди. Има информация за изтичащи, стартиращи договори и анекси. Системата също така дава възможност за качване и съхраенние в нея на документи като фактури, снимки, протоколи, становища, скици и др. за даден договор. По този начин се осигурява наличност на цялата информация за всички сгради, на договори с доставчици и клиенти на едно място, и в електронен вид. Наличието на информацията в електронен вид позволява справки при необходимост за години назад. А бързите справки пестят време, нерви и пари, и позволяват вземането на информирани управленски решения, а не на интелигентни предположения.
Кое според Вас е най-голямото предимство на CONTRO?
КОНТРО осигурява прозрачност, бързина и бърза справка по даден обект, изпълнение на бюджет за даден разходен център, изпълнение на етапи по договор или преразход на дадено бюджетно перо – в реално време, от всяка една точка на света. Достъпът до тази информация може да бъде предоставен и на клиента. По този начин се подобрява не само контрола, но и изживяването на клиентите, които се чувстват част от процес, върху който може да въздействат и по този начин те са по удовлетворени от работата на фасилити мениджъра. По високата удовлетвореност на клиента се трансформира почти винаги в по-висока печалба за фасилити мениджъра.
Йордан Карабинов е един от създателите на софтуера CONTRO, който беше представен по време на изминалото издание на международната фасилити конференция. Заедно с Георги Стаматов – сериен ИТ предприемач с дългогодишен опит в разработването на бизнес софтуери за българския пазар основават компанията КОНТРО ООД. Йордан Карабинов MBA, ACCA, CIA започва своята кариера в ПрайсуотърхаусКупърс България през 1997 г. От 2000 г. е продължил кариерата си в Холандия, където е работил за Алкател-Лусент, Дженерал Електрик и Арвин Меритор. За последните 3 организации Карабинов е работил в качеството си на мениджър Вътрешен одит и е извършвал вътрешни одити в 14 страни в Европа, САЩ и Австралия. Карабинов има MBA от IMD, Швейцария от 2004 г. От 2008 г. Карабинов е Управляващ съдружник във фирмата JK&Partners, която предлага услуги в областта на вътрешния одит и управлението на риска. Председател е и на Управителния съвет на Института на вътрешните одитори в България (ИВОБ). Лектор в редица обучения за превенция на измами и управление на риска на различни организации като Сметна Палата, Министерство на Финансите, Българска Фондова Борса, Асоциация на дипломираните експерт счетоводители (ACCA), Елаците Мед АД, Фаворит Холд, Институт на дипломираните експерт счетоводители в България (ИДЕС), Първа инвестиционна банка, Пиреус Банк и др.
