CAFM Computer Aided Facility Management

CAFM Computer Aided Facility Management (CAFM) е международното понятие, което описва софтуерните системи за фасилити мениджмънт

ПРЕЗ ПОСЛЕДНИТЕ ДВЕ ДЕСЕТИЛЕТИЯ информационните технологии изцяло промениха начина ни на живот. Съвременните средства за комуникация ни позволяват мигновена обмяна на информация, независимо в коя точка на света се намираме. Новите технологии не подминаха и ФМ. На пазара отдавна се предлагат продукти, които в различна степен задоволяват нуждите на фасилити мениджърите. По същество това са бази данни, които улесняват генерирането на справки за конкретен обект, площ, сграда или недвижимо имущество като цяло. Примерни функции:

  • информация за сградния фонд и дълготрайните материални активи
  • пространствените характеристики на сградата
  • сведения за персонала и за заетостта на помещенията
  • информация за движимите вещи – обзавеждане и оборудване
  • информация за бизнес процесите

Силата на CAFM системите е възможността им да съхраняват и управляват информация от няколко източника. Те са най-верният помощник за една компания при анализа на данните за сградния фонд, персонала, активите, плановата и аварийната поддръжка и т.н. CAFM са изградени на модулен принцип, което означава, че клиентът може да избере подходящ за него набор от функции, който най-добре отговаря на неговите нужди и бюджет. Общите модули за повечето CAFM системи са:

Схематично представени модули
Схематично представени модули

Визуално представяне на пространствата

С този модул се асоциира всяка CAFM система. Това е централната база данни, в която собствеността се подрежда в йерархична структура с безкраен брой поднива (в зависимост от нуждите). Една международна компания може да структурира собствеността си по следния начин: Бизнес центрове => Държава => Град => Район => Сграда1 => Етаж1 => Стая1 => Маса1; Молове => Държава =-> Град… Една от най-често ползваните функции е генерирането на отчети за пространствата по даден критерий. Резултатът се представя или графично (с оцветени атрибути), или като списък със стойности. Повечето системи позволяват внасяне на информация от CAD файлове или таблици с данни, което улеснява попълването на базата данни при начална инсталация.

Договори

Изключително полезен модул, ако притежавате бизнес център. Той помага за бързото и лесно създаване на договори за наем и анекси към тях, включително и видовете лизингови схеми за изплащане на допълнително оборудване. Създаването на договорите е напълно автоматизирано. Адвокатите подготвят шаблона на договорите и анексите, а системата само попълва техническата информация като кв.м, срок, цена, вноски и т.н. Това спестява време и предотвратява неприятни грешки, защото не ви позволява да отдадете вече отдадена площ. Допълнително удобство е, че системата автоматично уведомява за събития като изтичане на договора или закъсняло плащане, рожден ден на наемателя и т.н. Допълнително предимство е, че договорите (дори и изтеклите) се съхраняват на сигурно място и няма опасност да ги разпилеете.

Разходни центрове

Разходният център най-общо е групиране на разходи по определени критерии – наемател в бизнес център, етаж от сграда, цяла сграда (ако имаме много) или друг критерий по наш избор. В разходния център се начисляват преките и се разпределят косвените разходи, което помага по-лесно да се вадят справки за определен период или да се правят сравнения между разходи на различни обекти. Безспорно предимство на модула е възможността за пълни и точни месечни извлечения за разходите по разходни центрове.

Инвентар, местене и заетост

Модулът помага за изчерпателното описване на инвентара в компанията. При необходимост от информация лесно можем да видим колко стола имаме, на каква стойност са и как са разположени в сградите. За всеки предмет се издава уникален идентификационен номер (баркод), което спомага за лесното проследяване на преместването му. Допълнително дава възможност да зачислим определен инвентар към определен служител. Така, ако преместим служителя от един офис в друг, системата автоматично ще пренесе и инвентара на новото място. За физическото преместване системата изкарва списък с идентификационните номера на предметите, с текущото им местоположение и къде трябва да отидат. Този списък се дава на носачите и те лесно могат да се ориентират в обстановката, като същевременно се минимизира рискът от грешки. Модулът допълнително дава възможност да разработим различни варианти на разположение на персонала и прилежащия инвентар, така че да оптимизираме пространствата си.

Helpdesk

Този модул улеснява координацията при възникнал проблем в сградата. Служителите имат възможност да сигнализират през интернет или по телефон за проблеми от всякакво естество. След като се вкарат в системата, проблемите се класифицират от оператор, който ги пренасочва към съответния специалист. Системата позволява следене на изпълнението както от оператора, така и от лицето, подало оплакването.

Web базираните CAFM системи са разновидност, която позволява на по-широк кръг потребители да ползват данните, а също им дава възможността да въвеждат и осъвременяват данни в реално време.

Поддръжка

Модулът позволява систематично записване и изпълнение на задачите по поддръжка и ремонт. Основната му задача е да съобщава за спешните и плановите нужди от инспекции и ремонт на съоръженията и да управлява разходите за поддръжка. Разходите се разпределят по индивидуални задачи, след което могат да се разпределят и по определени други критерии. Този модул обикновено е свързан с модула Helpdesk, което позволява следене и управление на целия поток от получаването на сигнала за проблем до неговото отстраняване. Всеки от продуктите на пазара предлага основните модули, но това, което доставчиците се опитват да направят, е да вложат някаква уникална функционалност, която да привлече допълнително клиенти. Ще споменем още няколко интересни модула:

Управление на достъпа

Индексира ключовете и патроните, което гарантира пълна документация и водене на архив за всички процедури при ежедневния мениджмънт на достъпа. Във всеки момент можем да проверим на кого колко ключа сме дали или кои хора имат ключ от дадено помещение.

Почистване

Ако имате собствен почистващ персонал, с този модул можете да оптимизирате заетостта им. Модулът подпомага планирането, като оценява специфичните фактори във всяка компания (брой на персонала, честота на присъствие, квадратни метри, вид настилки и т.н.). За определяне честотата на почистване се ползват статистически таблици, указващи колко пъти в седмицата трябва да се почиства помещението и колко време средно би отнело на персонала в зависимост от наличното оборудване. Благодарение на CAFM фасилити мениджърите могат да дават адекватна информация, когато такава се изисква от висшето ръководство. Днес CAFM са съвместими с джобните РС устройства, което дава възможност за дистанционен контрол над обектите. Така техникът на място може да извлече необходимата му информация или да следи изпълнението на задачите в реално време, защото успешните управленски стратегии и решения почиват на добра информираност. Web базираните CAFM системи са разновидност, която позволява на по-широк кръг потребители да ползват данните, а също им дава възможността да въвеждат и осъвременяват данни в реално време. Споделянето (sharing) на данни подпомага и процеса на планиране на превантивни програми за поддръжка. Гъвкавостта на CAFM системите не е ограничена от пространствени и времеви параметри, благодарение на това се улеснява работата, а предимствата са още по-явни при мултинационалните компании, които оперират в различни часови зони. „

Една от най-често ползваните функции е генерирането на отчети за пространствата по даден критерий.

ФАСИЛИТИС