Инвестицията CAFM

Въпреки че ФМ не принадлежи към главните процеси на предприятието и съответно не генерира печалба, въпросът за възвращаемост на инвестицията е неизбежен.

На всички семинари с тема фасилити мениджмънт (ФМ), състояли се досега в България, неизменно са присъствали две IT компании, които предлагат продукта CAFM. За съжаление нито едната, нито другата могат да се похвалят със значителен брой проекти в България, които да убедят потенциалния им клиент в качеството на продукта, предлаган от тях. Вината за това не е в самите компании, а във факта, че фасилити мениджмънтът е нова дисциплина у нас и повечето мениджъри все още не са осъзнали потребността на една ФМ организация от качествена система база данни.

Скептицизмът към тези IT приложения се дължи на много разнородни причини:

•  ФМ не принадлежи към главните процеси на предприятието, не допринася пряко за генерирането на печалба и по тази причина всички инвестиции в него се разглеждат много по-критично от оперативното ръководство. На въпроса кога инвестицията ще бъде възвърната може да се отговори трудно поради причини, свързани с гореспоменатото
• За разлика от други IT инструменти като CAD, ERP или CRM CAFM е непопулярен (дори изцяло неизвестен) за висшия мениджмънт и затова задачата да бъде същият убеден в неговата необходимост е далеч по-сложна
• ФМ отделите в на предприятията са все още на много ниско йерархично ниво. Следователно техните изисквания към IT инструменти рядко се вземат под внимание. Към това се прибавя и фактът, че поради същата причина съответният персонал рядко посещава специализирани обучения и затова едва ли е информиран за тези решения
• Тъй като ФМ все още не се приема като цялостен процес, най-често различните ФМ процеси са разпръснати в различни отдели, функции, отговорности и дори различни градове и държави. Това определя и нивото на трудност да се наложи единно IT решение
• При фасилити мениджмънта данните, без които, разбира се, една база данни не може, или могат трудно и с много допълнителни разходи да бъдат предоставени, или това понякога даже изобщо не е възможно
• При изграждането на интерфейс между наличната счетоводна система на предприятието и CAFM (типична задача при имплементирането на системата) идентифицирането и разпределянето на ФМ разходите е трудно поради исторически обоснованите структури и в повечето случаи изисква преработка на структурата на разходните центрове, което среща съпротивата на финансовия отдел. Към всичките тези причини се добавя и лошият опит, който едно предприятие може да е имало с въвеждането на друго IT решение. Типичните причини за провала на една имплементация са: Неясни или неизвестни за участниците цели; Липсваща поддръжка от висшия мениджмънт; Неструктурирана или липсваща проектна организация; Непредвидени допълнителни ресурси (време, персонал).

Крайно необходимо е при едно решение за една инвестиция в CAFM висшият мениджмънт критично да обмисли тези четири точки. Въпреки че ФМ не принадлежи към главните процеси на предприятието и съответно не генерира печалба, въпросът за възвращаемост на инвестицията е неизбежен. В повечето случаи той се поставя по следния начин: „Ако инвестирам сумата Х в тази система, за колко време каква сума У ще спестя впоследствие?” Допълнително възниква и въпросът кога и при какви условия изобщо се налага използването на такава система. Типичен въпрос е: „При каква площ в кв.м или при какъв брой персонал се налага прилагането на CAFM?” И двата въпроса произлизат от една и съща грешка при подхода към проблематиката, а именно концентрацията единствено върху разходите на организацията. В полезрението са икономиите от персонала и, по-глобално погледнато, от човекочасове със стойността У. За съжаление или по-скоро за радост ефектът на една успешна CAFM имплементация е далеч по-комплексен от този модел. Ако се абстрахираме от разглежданата тема, ще видим, че при модерните мениджмънт концепции не единствено разходите седят в центъра на вниманието на едно предприятие. Добър пример за това е концепцията Balanced Scorecard на Каплан и Нортън от 1997 г. Погледът върху цялостния икономически ефект на една успешна имплементация върху тактическите цели на едно предприятие трябва да бъде водещ при решението за или против една инвестиция.

Тук играят роля и много други цели и фактори:

•  Какви рискове могат да бъдат минимализирани или премахнати. Пример е зависимостта на организацията от отделни личности. Информацията, която е ценна за безпроблемното протичане на процесите, зависи от отделни хора
• Разграничаване от конкуренцията чрез новаторски услуги към крайния клиент. Пример са модерни Helpdesks, които улесняват клиента
• Покачване на качеството на организацията на предприятието z Разпознаване на потенциали за оптимизиране на разходи или приходи (т.е. не намаляване на директните разходи на процеса, а откриване на потенциали чрез прозрачност и структурираност за намаляване на разходи и за реализиране на нови печалби).

Нека разгледаме няколко елементарни примера за положителни резултати от една CAFM инвестиция на фиктивното предприятие „Офиси под наем” ООД:

• При внедряването на системата биват открити три свободно стоящи помещения. Впоследствие отдаването им под наем води до печалба от сумата Х на месец
• Въз основа на въвеждането на техническите характеристики на уреди, прилежащи към всеки офис, се оказва, че повечето са все още в гаранция и тяхното въвеждане в изправност при аварии не е необходимо да бъде заплащано. Вследствие на това предприятието си спестява множество излишни разходи
• Тъй като датите за периодичната профилактика на съоръженията се контролират постоянно от системата, те не биват забравяни и предприятието удължава живота на съоръженията си. Друг ефект са по-редките аварии и съответно доволните клиенти и по-ниските разходи за поправки. Докато някои от фасилити мениджърите веднага биха припознали проблеми от собственото си ежедневие, други, четейки този пример, биха се чудили как това изобщо е възможно. Причината за това са различните ФМ процеси на предприятията в зависимост от техните цели и, разбира се, разликата в количеството данни, които те генерират и обработват при определен процес.

Нека разделим тези предприятия на 5 категории:

• Commercials – предприятия със сграден фонд с цел отдаване под наем
• Corporates – предприятия със сграден фонд за собствено ползване
• Обществен сектор – училища, болници, комунални сгради, учреждения и др.
• Жилищен сектор
• ФМ фирми – предприятия, предлагащи ФМ услуги.

Ясно е, че докато за едно Commercial предприятие навременното идентифициране на свободни площи допринася директно за положителни резултати при неговата главна предприемаческа цел, при предприятие от категорията Corporates то не би довело до значими ефекти, освен ако, разбира се, съответното предприятие не търси нови производствени или складови площи, т.е. в зависимост от типа на предприятието оценката на една инвестиция в система с такава функционалност ще е с различна „тежест”. Следователно всяко едно предприятие трябва да оцени „тежестта” на различните процеси, които иска да поддържа чрез IT системата в своята организация. При имплементирането на CAFM трябва да бъде поставен въпросът дали тази инвестиция е икономически обоснована. Но решението тя да бъде направена следва да бъде взето след внимателен анализ на процесите, които тя ще поддържа, и нейния ефект върху целите, към които те се стремят. Никому не е нужна евтина система, която няма положителен ефект върху целите на предприятието, пък дори и тя да улеснява неговите служители или да пести тяхното време. „

Антон ГИНЧЕВ, фасилити мениджър в Ten Brinke Asset Management BV, Холандия