7 стратегии, с които може да намалите разходите за Вашия автопарк

Фирмените автопаркове стават все по-големи, съответно започват да струват повече пари на компаниите и да стават по-трудни за управление. За това има необходимост от професионално управление, което да гарантира правилното изразходване на ресурсите. В тази статия ще споделя с Вас системата, която създадох работейки в една от най-големите дистрибуторски компании в България и как намалихме разходите .

Иван Димитров е флийт мениджър с повече от 10 години опит в управлението на автопаркове, собственик на Autoservices. Компанията работи с фирми, разполагащи с автопаркове до 150 автомобила, които искат да намалят разходите си с до 15%, без това да ги натоварва с допълнителни ангажименти. www.autoservices.bg

Въведете ясни правила и процедури. Процедурите регламентират процесите при използването и поддръжката на колите. Изключително важно е хората да бъдат запознати с тези регламенти и всеки да поеме персонална отоворност за спазването им. Така хората започват да пазят повече автомобилите, а това намалява разходите.

Поверете автопарка на експерт в тази област. Колкото и голям автомобилен парк да имате, поверете го на професионалисти. Без значение дали е Ваш служител или външна фирма, експертите във всяка област знаят точно какво правят, къде и какво да гледат, как да управляват. Имат придобит опит и прилагат наученото в действията си. И докато непрофесионалистите се учат, експертите вече ще Ви пестят пари.

 

Изгответе бюджет за разходите. Както при другите разходи така и при тези за автомобилите, няма как да се управляват ако не са предварително планирани. Разходите се планират по основни групи, които в повечето случаи са: километри, гориво, резервни части, ремонти и услуги, застраховки, такси, амортизация(наем). Километрите не са директно разходно перо, но от тях зависят над 70 % от разходите на служебните коли. За това тях трябва да ги планирате най-добре. Планирайки разходите, задавате параметри, които се следват и не се позволява да се излиза от тях. Разполагайки с този план, много лесно можете да намалите разходите, като направите корекция и зададете нови цели.

 

Систематизирайте информацията за разходите. Информацията за всички разходи трябва да е структурирана по коли, по шофьори, по групи разходи, по периоди и др. в зависимост от конкретните нужди на фирмата. Така ще можете да правите анализи кои звена, коли, шофьори са ви рентабилни, да виждате къде са основните разходи и да работите за намаляването им, ще можете да видите кои автомобили са със завишени разходи и да предприемете действия за намаляването им, ще можете да управлявате разходите според предварителните планове, които сте създали. От помощ в тази дейност може да Ви бъде софтуер за управление на транспорта, който предлагат повечето фирми предлагащи GPS устройства.

Направете подбор на доставчици. За да си гарантирате, че ползвате най-добрите условия за пазаруване на коли,гуми, части, лизинг и т.н. трябва да направите подбор на доставчиците си.  При подбора е задължително да имате ясни критерии, по които ще оценявате. Разгледайте минимум 5-6 оферти при първоначалния подбор. След това проверявайте периодично своите доставчици с ново проучване. Не подминавайте предложение за сътрудничество от нови партньори, дори вече да имате договорен партньор в тази област. Изисквайте от служителите си да сравняват такива случайни оферти с условията, които ползвате към момента. Понякога случайните контакти се превръщат във взаимно изгодни партньорства. Имайте предвид, че не винаги най-големите компании предлагат най-добрите условия.

Контролирайте разходите. След като сте създали цялата система и тя е заработила, фокусирайте се върху контрола на разходите(в т.ч. километрите). Колкото и стройна система да имате, ако не я контролирате рано или късно ще се разпадне. Сравнявайте плановете с реалните разходи на седмична база, за да можете да правите корекции в самия месец. Когато месеца изтече вече не можете да предприемете мерки за редуцирането на разходите. Сравнявайте всеки месец как се движите спрямо годишния план.

Използвайте GPS. Много хора са ми казвали „Сталин не е могъл да се оправи с шофьорите,  ти ли ще успееш.“ Моят отговор на това, е „По времето на Другаря Сталин не е имало GPS-устройства. За това не е могъл“. Тези устройства са вашите очи и уши извън офиса. Чрез тях можете да контролирате поведението на водачите, движението на транспортните средства, да автоматизирате много процеси по администриране и отчетност на колите, а в някои случаи чрез такова устройство можете да откриете изченал автомобил. Данните от устройствата са изключително ценни за анализи и за аргументи, когато се налага да се търси отговорност на някой служител. Много хора се противят на поставянето на устройства в служебните коли, но в края на краищата вие сте този, който плаща за тези коли и за тяхното движение. Нормално е да искате да контролирате вашите активи. В повечето случаи, хората, които се противят най-много, най-много злоупотребяват с колите. По-добре да създадете малко по-либерални правила за ползване на колите, но в никакъв случай не пренебрегвайте използването на тези устройства.

След като въведохме тези стратегии и ги развихме във времето , намалихме с 5% километрите за дистрибуция (300 000 годишно), Разходните норми за гориво с 10%, Цените на частите и услугите паднаха с 10-15%, Тарифното число за застраховки падна с 20%, Щетимостта намаля от 170% на 95% при намаленото тарифно число, Намалихме автопарка за дистрибуция с 3%.

Помислете, ако вие въведете тези стратегии, какъв ще е паричния еквивалент на спестените разходи!

Автор: Иван Димитров, www.autoservices.bg

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *